Organiser une conférence avec une association 

Comment une organisation peut-elle combiner animation de la vie étudiante, opérations de communication et information ou conversation à destination des étudiants ? Ces trois objectifs peuvent être réunis via l’organisation d’une rencontre-débat ou d’un cycle de conférences en lien avec l’activité de l’association et/ou les domaines dans lesquels elle est représentée. Voici quelques suggestions pour planifier un tel événement; ils ne sont pas censés être exhaustifs et il vous appartient de les modifier en fonction de votre situation particulière.

Pourquoi organiser une conférence ?

L’organisation d’une conférence peut attirer un nouveau public vers votre organisation, quelle que soit son orientation (vie de campus, développement professionnel, sports, culture, art, etc.).

Attirer un nouveau public

Si vous êtes responsable d’un groupe de jeu de rôle, par exemple, que feriez-vous ? Si vous souhaitez vous lancer dans la diplomatie internationale, vous pouvez organiser une conférence sur l’utilisation des jeux de simulation (en contactant par exemple la division jeunesse de l’UNESCO) pour apprendre les ficelles du métier. De cette façon, non seulement vous pouvez faire appel à votre groupe démographique de joueurs, mais également aux étudiants intéressés par la politique étrangère. Dans le meilleur des cas, cela les convaincra de se joindre à votre organisation puisqu’ils apprendront les nombreuses façons dont ils peuvent contribuer et trouveront une maison au sein du groupe.

Proposer de nouvelles idées d’action

Vous pouvez élargir la portée de votre organisation et les personnes qu’elle dessert en organisant une conférence sans vous écarter de votre mission sociale d’origine. Votre éventail d’activités possibles s’élargira, par exemple, si vous n’avez pas l’habitude de proposer des conférences mais plutôt des réunions en petits groupes. Après cela, vous pouvez envisager d’organiser des événements à vocation professionnelle, comme un salon de l’emploi ou une table ronde comprenant des experts de divers domaines qui peuvent discuter de la façon dont ils sont arrivés là où ils sont maintenant.

Gagner en visibilité

Un autre avantage, et non des moindres, est que l’organisation d’une conférence ou d’un débat est un jeu d’enfant, et cela renforcera votre notoriété auprès de l’ensemble de la communauté académique, voire vous offrira plus de visibilité si vous n’en avez plus. En organisant une conférence, vous pourrez présenter votre organisation à un tout nouveau groupe d’étudiants, qui pourraient insuffler une nouvelle vie à votre club.

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Comment se préparer à une intervention ?

Comme première étape dans la planification de votre intervention, vous devrez choisir un ou plusieurs conférenciers pour venir parler du sujet du point de vue de votre expertise. 

Sélectionnez l’intervenant

Selon vos objectifs, vous pouvez choisir un intervenant de n’importe quel secteur de la société, qu’il soit professionnel, universitaire, doctorant ou militant.

Les professionnels voudront souvent être payés sous forme d‘honoraires ou d’un pourcentage des recettes, les universitaires peuvent parfois s’attendre à un remboursement des frais de voyage et les militants interviendront souvent gratuitement, mais tout dépendra de votre situation financière.Vous pourriez également penser à impliquer de nombreuses personnes pour qu’elles discutent de leurs points de vue et suscitent une discussion plus approfondie. Prévoyez à l’avance quelqu’un pour modérer la conversation et le tour de parole, et gardez votre sang-froid si les choses s’échauffent.

Si vous ne savez pas où chercher de l’aide, bien sûr. on  propose une grande variété de personnages intervenants différents. Des questions comme les droits de l’homme, la dette sud-américaine, le réchauffement climatique et la bioéthique piquent votre intérêt ? N’hésitez pas à nous contacter, et si vous avez des questions ou des inquiétudes, il nous fera plaisir de vous diriger vers le service approprié, que ce soit le Réseau Environnement pour les questions relatives à l’environnement ou le Réseau Radio pour les sujets concernant les médias. Ces sources peuvent sans aucun doute vous aider à affiner votre question de recherche et à l’ancrer dans le présent.

Comment animer une conférence ?

Il n’est pas nécessaire d’être un orateur doué pour animer une conférence, mais cela aide à se sentir à l’aise devant un auditoire.Avant tout, vous devez prévoir de présenter votre organisation, ses activités et ses actions aux participants à la conférence dans les cinq minutes précédant le début officiel de l’événement.Commencez les discussions en décrivant brièvement votre approche. Identifiez les participants sans raccourcir leurs noms ni omettre leurs citations. Si de nombreux présentateurs à la conférence doivent prendre la parole, assurez-vous qu’ils disposent tous d’un temps de parole égal.

Une fois les débats terminés, invitez le public à poser des questions, en commençant peut-être par une série de questions auxquelles vous avez pensé ou que les membres de votre groupe ont préparées. Faites circuler un microphone pour que tout le monde puisse entendre les questions, et gardez un œil attentif sur la salle pour ne laisser personne de côté. À la fin de la réunion, il convient d’exprimer sa gratitude aux conférenciers et aux participants.